ビジネスによるコミュニケーションツールとは、昔からメールと相場が決まっていたものですが、現在では、チャットツールが多大な再評価を得ている状況です。
コロナ渦に置けるテレワーク環境が整備される以前から、チャットツールは人気を博しており、ここに来て、爆発的に利用企業や個人が増えてきました。
我々のような、フリーランスや請負企業も例外ではありません。
顧客の要請によって、チャットツールの使用を依頼されたり、逆に「何か良いチャットツールは無いのか？」と問い合わせを受けることもあります。
ここでは、2020年〜2021年にかけてのトレンドなチャットツールのご紹介とともに、その概要や機能、ライセンス形態についてを解説していきたいと思います。
何でチャットツール？そのコミュニケーション手法の魅力について
ビジネスシーンにおいて、チャットはあくまで「プロジェクトチームや社内でのコミュニケーション」に限られてきたことが殆どでしたが、チャットツールがグローバル化したことで、顧客や業者などの、外部とのやり取りが、良い意味で加速化しているようです。
チャットツールの魅力①「お手軽さ」
チャットツールの魅力は、何と言ってもその「お手軽さ」です。
これは、ビジネスシーンにおいても有効であり、長々と「●●様、いつもお世話になっております。」「お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。」などのヘッダー、フッターが不要になるという大きなメリットがあります。
参加中の顧客や業者なども「このやりとりはチャットに必要ない」と認識してくれるため、心理的に重々しい「あいさつ」などが自然と不要となってしまうのです。
また「わざわざ電話をかけるまでもない」ということも発信できてしまいますので、コミュニケーション不足による確認未実施などの致命的なヒューマンエラーを防止する役目も果たすことができます。
この状況により「思ったことをすぐに発信できる」「すぐに応答できる」というスピード感が増し、ビジネス会話の加速化を図ることができるのです。
チャットツールの魅力②「高汎用性」
チャットツールは、パッケージをインストールして利用することもできますが、現在は、殆どのプラットフォーム上のブラウザに対応しているようです。
「ネットにさえ繋いでいれば、会話が可能な環境」は様々な環境で効果的であり、例えば、システム中の必要になったパッケージや資料のやり取りなどにも、その本領を発揮してくれます。
また、普段使いの使用端末のほか、スマホなどのモバイルにもパッケージをインストールしておくことが可能であるため、発信するにしても、通知を受け取るにしても「確認することができない」場所や状況が極端に少なくなります。
各種チャットツールのご紹介。あんな機能まで付いている！
ベンダ各社が提供しているチャットツールには「これは使える！」という機能が盛り沢山です。ここでは、各チャットツールの比較例として、機能の詳細をあげていきたいと思います。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、先駆のLyncことSkype for Businessを取り入れたことにより、より効果的なチャットツールを展開できるようになりました。
Skypeは前身のLync時代からビジネスチャットツールとして長年、そのノウハウを培ってきており、基本的なチャットやWeb会議/通話にも特化した作りをしています。
さらに、Teamsにおけるチーム機能により、プロジェクトチームを招集/管理し、その枠内に置いて、様々なツールを展開することが出来ます。
具体的には、会議や打ち合わせの内容を録画/録音し、YouTubeのようにチーム全体へ公開ができる、Stream機能。
およそ1TBの大容量クラウドストレージを利用し、お互いに共有ができるOne Driveなどが挙げられます。
特にOne Driveは、Officeツールの共有機能に優れており、ExcelやWord、PowerPoint文書を共同編集出来るなど、チーム利用に一役買ってくれるメリットがあります。
Office単体にも、共同編集機能は存在しますが、たまにファイル自体が壊れてしまうことがあり、評価が低い機能でした。
One Driveでは、それを克服した仕様となっているようです。
Google Chat
Google ChatはWebブラウザベースが主体であり、スレッドに切り分けた形でChatを進行してくれる事から、プロジェクトチームにはおあつらえのチャットツールとなっています。
Teamsと比べ、かなり軽量なUIになっており、相まってお手軽さについては、ご紹介しているチャットツールの中ではNo.1とも言えます。
iPhoneやAndroid向けには専用のアプリを用いて、通知などを常駐管理してくれます。
他のチャットツールでもそうですが、スタンプ機能がとても使いやすく「レスするまでもない」コメントに対して、多くのアイコンでアクションを起こすことが出来ます。
この機能がとても便利でして、コミュニケーションする上で「必須だけど、省略しがちな」アクションをフォローしてくれるため、円滑な会話に一役買ってくれる一面も持ち合わせています。
チャット枠から、各種データの展開や会議の要請も可能です。
さらに、Google Driveに連携していることから、大容量データのやり取りも実施することが出来ます。
Googleサービスの目玉として、Excelならばスプレッドシートが、WordならばDocsが対応し、Teamsと同じく共同編集が可能です。
しかしながら、スプレッドシートもDocsも、Microsoft ExcelやWordの機能とは若干違う箇所があり、使用するあたって違和感を感じることが少なくない一面も持ち合わせています。
例えば、スプレッドシートにおいては、セル内の改行が表現できなかったり、オブジェクトの位置がズレてしまったり、など、少し面倒な部分があります。
Slack
Slackはチャットツールというより、Twitterに似たようなインタフェースを持つチャットツールです。
Microsoft Teamsがワンライン、Google Chatがスレッド方式である中、Twitter方式はかなり珍しい部類です。
また「#」のハッシュタグを用いて自らカテゴライズすることにより、素早いレスを可能としています。
しかしながら、Slackはセールスフォースに買収されました。セールスフォースといえば、先鋭的なグループウェアベンダである印象ですが、今後、セールスフォースへSlackがどのように組み込まれていくのかが、見ものですね。
各社、チャットツールのライセンス形態とその利用方法について
チャットツールを展開する各社ともに、ライセンス形態はかなり違ってきます。
各社が展開するライセンスは、チャット以外の他のツールがパッケージになっていることが殆どなので、実際にはそれらを吟味して決めていくことになるでしょう。
※本記事に記載されている料金は、2020年12月現在の料金となります。
Microsoft Teams
Teamsは、Teams単体が利用できるのみの通常版では、1ユーザ当たり300円/月ほどでしたが、コロナ渦の影響もあってか、Teamsのみに対しては、無償で提供するスタンスをとっています。
Teamsアカウントは、厳密には、Microsoft365アカウントというアカウント方式であり、サブスクリプションによって、各種Office製品が付随してきます。
例えば、「Microsoft 365 Business Basic」であれば、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、などが付随して1ユーザ540円/月です。
「Microsoft 365 Business Standard」であれば、更にAccessが付随して1ユーザ1,360円/月となっているようです。
Office製品が利用できるのは、かなり魅力的なメリットですね。
しかしながら、Microsoft365アカウントは「1人当たり1アカウント」が鉄則でして、これに倣わないと、ライセンス違反となってしまうので、注意が必要です。
Google Chat
Google Chatを法人利用するには、Google Workspace（旧：G Suite）のライセンスが必要です。
Microsoftのライセンス形式とは違い、Workspaceへ契約してしまうと、殆どのGoogleアプリが利用できるようになります。
ミニマムスタートのBusiness Starterは1ユーザ当たり680円/月であり「ビデオ会議参加は100人まで」「1ユーザあたりのストレージは30GB」などの制約があります。
その上位のBusiness Standardでは1ユーザ当たり1,360円/月であり「ビデオ会議参加は150人まで」「1ユーザあたりのストレージは2TB」という風に、グレードによって、利用できる帯域とストレージが上昇していきます。
Slack
Slackは無償でも利用が出来ますが「メッセージ1万件以内」「1：1での音声通話やビデオ通話」という制約があります。
スタンダードであれば1ユーザ当たり850円/月の契約となり「すべてのメッセージを確認」「最大15人までの音声通話やビデオ通話」が可能になります。
その上位になると、利用できるファイルストレージ容量が増加したり、様々な機能が付与されたりするようです。
