新型コロナウイルスの影響で、急激に増えたWeb会議。zoomなどのWeb会議ツールを使用することで、テレワークなど離れた場所にいるメンバー同士でミーティングができますから本当に便利です。
最近では打ち合わせだけでなく、採用面談やフリーランスエンジニアの面談時にもWeb面談が採用されるようになってきています。Web面談であれば客先にいく必要もないため時間の調整もしやすいですし交通費などのコストもかかりません。その上で実際の面談と同じように、お互いの顔を見ながら話せますので良い仕組みだと感じます。
さて、私はテレワークが主流になってから多くのエンジニアとWeb面談を行っています。その中で、是非知っておいていただきたいWeb面談ならではの作法も出来始めています。今回はWeb会議ツールの中でも一番主流となっているzoomを活用した面談を前提に、ウェブ面談を手際良く進めるためのポイントをお話しさせていただきます。
Web面談を手際良く進めるためのポイント
事前にzoomアプリをダウンロードして動作確認を済ませておく
zoomを初めて使う方がいきなり失敗をしてしまうのが、事前に送られてきたログイン情報を見て、面談当日の指定した時間にログインURLにアクセスしてパスワードを入力すればzoom面談を開催できると思い込んで、zoomアプリをダウンロードしないで当日本番を迎えてしまうケース。
面談数分前にログインURLにアクセスするとzoomアプリのダウンロードから始まり・・・操作感も分からず最悪面談に遅れてしまうなんてケースも見受けられます。
zoomはブラウザ型のサービスではなく、専用のアプリケーションを使ってWeb会議をするサービスですので、事前にアプリケーションをダウンロードして、接続確認だけでも済ませておきましょう。
zoomはパソコンだけでなくスマホやタブレット用のアプリも用意されていますので、パソコン、スマホ、タブレットなどインターネットに接続できる環境の端末が2台以上あれば、接続確認が可能です。
通信の途切れづらい手段を確認しておく
続いて通信状況の問題です。
インターネットの通信環境の良い場所でzoom面談をするのであれば良いのですが、通信環境の悪い場所で実施する際は途中で接続が途切れてしまい、声が聞き取れなかったり画面が固まってしまうケースもあります。
面談中、1度や2度の途切れであれば誰も気にしませんが、中には何度も通信が途切れてしまう方もいて、その場合は面談どころではなくなってしまいます。
自宅で契約しているインターネット環境、ポケットWi-Fi、スマホのデザリングなど手持ちでインターネット通信できるものは事前に試して、一番途切れづらい環境でWeb面談に挑むようにしてください。
また、今後テレワークが主流になりWeb会議は必然的に増えて来るものだと思われますので、回線が弱いのであれば見直しも検討しても良いかもしれません。
音声が途切れてしまった場合は手をあげてストップをかける
上記のような準備をしていたとしても、通信が途切れる時は途切れてしまうものです。
面談中に音が途切れてしまった場合は、きちんと手をあげて音声が途切れてしまった旨を伝え、再度話してもらうようにしてください。
もしカメラの動きも不安定になるようであれば、チャット機能がありますからチャットにて不具合を伝えるようにしましょう。
話を中断するのが失礼と感じてしまうのか、話が聞き取れない状態で面談を進めてしまうエンジニアをたまに見かけますが、相手の話した内容を理解できないまま会話を進めてしまっても、良いことは一つもありません。途切れてしまった場合はその旨をきちんと伝えて、話を理解した上で回答するようにしましょう。
確認の際は、自分が写っている画面を映し出して背景もチェック
zoom等のウェブ面談で人によって一番嫌なのが部屋の中を見せてしまうことでしょう。部屋が綺麗な方、自分の後ろに壁をしっかり確保できる環境にある方であれば良いですが、そうでない方も多いですよね。
zoom面談の際、事前にカメラ越しで自分の状態を映し出して、見せたくないものが写っていないかどうか確認しましょう。
また、どうしても部屋を見せたくないのであればzoomのバーチャルルーム機能を使うのも良いでしょう。
カメラの高さは目線に合わせる
web面談でやってしまいがちなミスが、PCについているカメラでweb面談に挑み、カメラの高さより目の高さが上になってしまうことから必然的に上から目線になってしまうケースです。面接官の中にはそういった部分まで確認している方もいらっしゃいます。顧客前に出た時に周囲に気を配れるかどうかといった観点でしょう。
目線の高さが同じであれば何も違和感なく進みますが、たまにかなりの上からの映りで面談に挑まれる方もいらっしゃいます。PCよりも高さの低いスマホなどで対応するケースなどでしょうね。
どうしても上から目線の高さになってしまう場合には、PCやスマホなどzoomに接続する端末の下に、ある程度の高さの台を置いて目線を同じ位置に合わせれば解消できる問題です。つまらないところで違和感を持たれるのは損でしかありませんので、是非試してみてください。
zoomの画面共有機能を使い、職務経歴を説明する
一般的な対面の面談であれば、営業が職務経歴書（スキルシート）を面談時に顧客に渡して、その経歴書を元に面談が開始しますが、Web面談ではその辺りの段取りが少し異なってきます。私がWeb面談を活用していて良いと感じている方法は、zoomの画面共有機能を利用して、面談に同席されている全ての方に同じ画面を見せて話を進めていく方法です。
この場合、エージェントの営業マンが段取りする形が一番理想ですが、エージェントの営業マンにもその辺りの作法に慣れていない方も多いので、エンジニア自身で準備しておくのが良いでしょう。
準備は簡単で、経歴書を画面に開いておくだけ。
面談で経歴説明の時間になったら、自ら画面共有して良いかを顧客担当者に伝えた上で画面共有をスタートしてください。※zoomの管理者側で画面共有をoffにしており、その機能自体を理解していない担当者もいますので、、その場合は共有onにする方法をお伝えするだけでも印象アップですよ。
可能であれば専用のイヤホンとマイクは用意したい
最近のパソコンやスマホであればスピーカーもマイクも付いていますので、パソコン・スマホだけあればzoom面談は可能です。
しかしディフォルトでついているスピーカーやマイクだと音をしっかり聞き取れなかったり、声を相手に伝えられなかったりするケースも多くあります。
特に自宅で面談する際は、周囲の音でスピーカーの音を消されてしまったり、周囲の音で自分の声以外の音を拾ってしまい、きちんとコミュニケーションが取れないというケースもありますよね。
ちなみに私が経験した中で一番酷かったのが、エージェント会社にエンジニアが居る状態で面談を行ったのですが、そのエンジニアがつけていたマイクが横で話している営業の声などを全て拾ってしまい、面談自体が散らかってしまった事があります。
きちんとweb面談の音だけを聞くためのイヤホンやヘッドフォン、そして自分の声だけを伝えるマイクは安いものでも構いませんので用意するようにしてください。
また自分が話さない時はマイクをoffにする、話す時にマイクをonにするといった習慣づけをしておくと良いかもしれません。
相手が会話している時は必ず相槌をうつようにする
一般的な対面の面談であれば、相手が話を理解しているのか、会話の進み方に違和感がないかをその場の空気感で伝わるのですが、web面談ではお互いどちらかが反応を示さないと話が伝わっているのか伝わっていないのかを相手がわかりません。
話の区切りで、きちんと頷いたり、「はい」と一言返すだけで、相手を話やすくします。逆に無反応が続くと話している方からすると、話を理解しているのかも分からない状態になってしまいますので、必ずアクションを起こすようにしましょう。
Web面談が始まる前にエージェント営業とミーティングの場を設ける
一般的な対面面談では、客先の面談場所にいくまでに多少の時間があるため、その時間を使って（時間を作って）、案件概要のおさらいをします。少なくとも今回受ける面談がどんな案件の面談で、どのようなポジションを期待しているなどといったことは事前に意識合わせしておく必要があるでしょう。
これは本来エージェントの営業担当が実施するものですが、もし営業さんからコンタクトがなければ、自ら営業さんにアプローチをとって、顧客との面談前に電話で話す時間を作りこれから面談する案件の再確認はするようにしてください。
時間になっていきなり顧客と繋がって面談がスタートしてしまうのは、心の準備ができていない状態でスタートする形に近いのでキツいですよ。
